Innovationsmanagement – Erfahrungsbericht und Ausblick der Benutzungsabteilung der Universitätsbibliothek der TU Berlin

Wie es dazu kam?

In der Benutzungsabteilung der Universitätsbibliothek der TU Berlin gibt es seit Januar 2020 eine eigene Stabsstelle für Innovationsmanagement und Kundenmonitoring. Die Kombination der beiden Aufgabengebiete ermöglicht, Innovationen mit den Bedürfnissen der Kund*innen rückzukoppeln. Strategisches Ziel ist, den Fokus stärker auf die Kund*innen sowie deren Lebensrealitäten und Bedürfnisse zu legen und Innovationen zielgerichteter und passgenauer umzusetzen.

In der Anfangsphase der COVID-19-Pandemie war systematisches Innovationsmanagement nicht möglich. Das Jahr 2020 war der Bereitstellung und Nutzung klassischer Bibliotheksprodukte und -dienstleistungen unter Pandemiebedingungen gewidmet. Durch sich ständig ändernde Verordnungen, die neue und angepasste Arbeitsprozesse erforderten, war an Routine nicht zu denken.

Im Frühjahr 2021 erfolgten dann die ersten Planungen für ein systematisches Innovationsmanagement in der Benutzungsabteilung. Dabei standen die strategischen Ziele und Aufgaben der eigenen Organisation als auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen und Kund*innen im Fokus. Ziel war und ist, die Innovationen gemeinsam mit den Mitarbeiter*innen und unter Einbeziehung der Kund*innen zu entwickeln und umzusetzen.

Die mit der Benutzungsleitung abgestimmten strategischen Ziele des Innovationsmanagements der Benutzungsabteilung sind:

• Innovationsfreudige Organisationskultur entwickeln
• Sichtbarkeit und Bewusstsein im Mitarbeiter*innenkreis erhöhen
• Agile Arbeitsweise und Mindset verankern
• Blick über den Tellerrand befördern und stärken
• Bottom-up-Projekte und die Verantwortlichkeit für Innovationsvorhaben im Mitarbeiter*innenkreis fördern
• Bibliotheksübergreifende Community bilden

Die Stabsstelle für Innovationsmanagement und Kundenmonitoring übernimmt koordinierende und steuernde Aufgaben. Das bedeutet, sie ist in die Leitung von Innovationsprojekten eingebunden, informiert über Innovationsvorhaben, -ausschreibungen und Fördermöglichkeiten, bietet Workshops und Austauschformate an, stellt Tools zur Information und Kommunikation zur Verfügung und steht als Ansprechpartnerin für alle Fragen zu Innovationsmanagement und Innovationen zur Verfügung. Außerdem fungiert sie auf Leitungsebene für den Bereich Innovationsmanagement als Schnittstelle zu anderen Abteilungen der Universitätsbibliothek sowie anderen Bereichen der TU Berlin.

Einbindung der Mitarbeiter*innen

In drei Workshops wurden die Mitarbeiter*innen der Benutzungsabteilung innerhalb der letzten neun Monate an das Aufgabengebiet herangeführt. Die Workshops waren dazu gedacht, einen ersten Überblick über zentrale Aufgaben und Methoden des Innovationsmanagements zu vermitteln. Außerdem sollten die Mitarbeiter*innen in das Aufgabengebiet eingebunden und für das Thema sensibilisiert und begeistert werden. Da an die Stabsstelle für Innovationsmanagement und Kundenmonitoring kein festes Team gekoppelt ist, kommen Motivation und Begeisterung sowie der freiwilligen Mitarbeit an Innovationsprojekten große Bedeutung zu. Ziel der Workshops war, gemeinsame Grundlagen zu schaffen und Instrumente eines systematischen Innovationsmanagements niedrigschwellig auszuprobieren. Außerdem sollte der Rahmen geschaffen werden, das Aufgabengebiet aktiv mitzugestalten.

Im ersten Workshop wurde ein gemeinsamer Innovationsbegriff entwickelt, der die Grundlage für die weitere Ausgestaltung des Innovationsmanagements in der Benutzungsabteilung bildet. Er lautet:

„Wir wollen Neues schaffen und Begeisterung erzeugen. Bewegung ist dafür ein wichtiger Motor. Innovationen müssen nicht radikal sein, sondern können in der Adaption, Optimierung oder neuen Bedeutungszuordnung von Services, Produkten und Prozessen liegen. Im Fokus stehen für uns unsere Kund*innen und Mitarbeiter*innen.“ 

Außerdem wurden im Mitarbeiter*innenkreis wichtige Handlungspunkte herausgearbeitet, die ein systematisches Innovationsmanagement in der Benutzungsabteilung unterstützen. Die zentralen Punkte sind:

• Aufgeschlossene Vorgesetzte
• Freiräume ermöglichen
• Mehr ausprobieren bzw. Offenheit für neue Ideen leben
• Positive Fehlerkultur schaffen
• Ideen aktiv umsetzen
• Innovationsetat einrichten
• Agil arbeiten
• Innovationstreffs zum gemeinsamen Austausch anbieten
• Innovationsplattform einrichten

Im zweiten und dritten Workshop wurden die Managementmethoden Trendbeobachtung und -bewertung sowie Marktanalyse vorgestellt und ausprobiert. Anhand der Megatrends Konnektivität, Wissenskultur und New Work wurden Subtrends, Trendfelder und Trends analysiert und im Kontext der Weiterentwicklung der Universitätsbibliothek bewertet. Dabei entstanden tolle Ideen für neue Produkte und Dienstleistungen, die dieses Jahr weiterverfolgt werden sollen. In der Marktanalyse wurde die Dienstleistung einer Standing Order für die Architektur auf Marktgröße, Trend und Wachstumspotentiale, Wettbewerber*innen sowie Zielgruppen untersucht. Außerdem wurde gemeinsam diskutiert, wann sich eine Marktanalyse lohnt und wie man am besten vorgeht.

Wie geht es weiter?

Im Anschluss an die Workshops wurde gemeinsam überlegt, wie ein systematisches Innovationsmanagement in der Benutzungsabteilung der Universitätsbibliothek der TU Berlin aussehen könnte. Ein Wunsch der Mitarbeiter*innen ist, eine AG Innovation einzurichten, die sich einmal im Monat trifft und zu aktuellen Innovationsprojekten und -ideen austauscht. Die Runde soll darüber hinaus den Raum bieten, eigene Ideen einzubringen und kleine Ideensprints zu veranstalten. Die ausgearbeiteten Ideen werden dann in Experimenten von sechs bis acht Wochen getestet und bei messbarem Mehrwert für die Kund*innen weiterentwickelt. Grundlage der AG bildet ein digitales Kanban-Board, in dem Themen, Ideen und laufende Projekte visualisiert werden.

Ziel ist, dass die AG für alle Mitarbeiter*innen der Universitätsbibliothek – auch über die Benutzungsabteilung hinaus – offen ist. Das hat den Hintergrund, dass im Mitarbeiter*innenkreis das Gefühl vorherrscht, häufig nicht mitzubekommen, was in anderen Abteilungen oder Bereichen geplant wird. Die AG Innovation soll ein niedrigschwelliges Austauschformat bieten und im Idealfall abteilungsübergreifende Innovationen und den Blick auf die gesamte Universitätsbibliothek stärken.

Zusätzlich zur AG kam der Wunsch auf, eine Online-Plattform einzurichten, auf der Ideen unkompliziert eingebracht und gesammelt werden können. Die Plattform richtet sich an die Mitarbeiter*innen, die nicht am Austausch teilnehmen können, aber trotzdem Ideen einbringen wollen. Es wird angestrebt, ein Tool zu finden, in dem die Ideen direkt online bewertet werden können. Das ermöglicht ein erstes Meinungsbild und lädt zum Austausch ein. Die Online-Ideen-Plattform und das Kanban-Board sind zwei getrennte Instrumente, die parallel bespielt werden können. Die Online-Plattform ist dem Kanban-Board vorgeschaltet und für alle Ideen offen. Ins Kanban-Board kommen dann die Themen, die die Mitarbeiter*innen in Eigenregie angehen. Ein nächster Schritt wird sein, verschiedene Tools auszuprobieren, die sich als Online-Ideen-Plattform eignen und einen ersten niedrigschwelligen Prototypen zu testen.

Fazit

Abschließend ist zu konstatieren, dass systematisches Innovationsmanagement in Bibliotheken noch mehr praktischer Erfahrung als auch Best-Practice-Beispielen bedarf. In der Benutzungsabteilung der Universitätsbibliothek der TU Berlin wurden erste Schritte in Richtung eines systematischen Innovationsmanagements gegangen. Von zentraler Bedeutung ist jetzt, den Schwung zu nutzen, die Ideen auszugestalten und den Rahmen weiterzuentwickeln, um Innovationsmanagement in der Benutzungsabteilung sowie perspektivisch der gesamten Universitätsbibliothek aktiv zu betreiben und mit den Mitarbeiter*innen und Nutzer*innen auszugestalten. Dafür bedarf es sowohl der Rückendeckung und Unterstützung auf Leitungsebene als auch der Motivation und Begeisterung der Mitarbeiter*innen. Ist das gegeben, sind Innovationen möglich, die einen echten, gesamtgesellschaftlichen und nichtkommerziellen Mehrwert bieten.

Ansprechpartnerin: 

Martha Ganter
Universitätsbibliothek der TU Berlin
Stabsstelle für Innovationsmanagement und Kundenmonitoring
Fasanenstr. 88 
10623 Berlin 
E-Mail: m.ganter@tu-berlin.de
Tel.: 030 314 76349